A mudança de endereço é uma etapa muito comum no desenvolvimento de uma empresa. Transferir a sede do seu negócio pode trazer várias vantagens, como a redução de gastos, ampliação do seus serviços e a melhora na visibilidade. Além de ser uma maneira de deixar o ambiente de trabalho mais confortável e conveniente para os seus funcionários.
A mudança corporativa pode ser uma medida muito positiva desde que ela siga corretamente todas as demandas burocráticas, assim como deve estar de acordo com as necessidades da empresa. Este processo está longe de ser algo simples, independentemente se a mudança for para um endereço na mesma cidade ou se for para um outro município.
Para facilitar este processo e esclarecer possíveis dúvidas, preparamos este artigo com algumas dicas valiosas. Confira!
Escolha um prédio bem localizado
O primeiro passo na mudança corporativa é entender que o novo endereço tem que ser um local que será vantajoso para a sua situação. Isso implica escolher um escritório que ofereça bons recursos, além do fato de que ele deve estar localizado próximo de serviços relevantes para sua empresa.
Pensando na estrutura da nova sede, ela deve ser capaz de acomodar os seus funcionários, sendo que ela deve ter cômodos suficientes além de poder comportar futuras contratações. Outro fator a se considerar é se o prédio possui elementos de acessibilidade que permitam a mobilidade de pessoas com deficiências físicas, como rampas e elevadores.
Antes de escolher o novo endereço, procure se informar se o fornecimento de serviços é estável naquela região, isto é, se o prédio não sofre com interrupções de energia elétrica e água. De modo semelhante, consulte provedores de Internet para saber se a área permite conexões de qualidade. Ainda outro fator, é se o prédio já possui uma equipe de limpeza ou se será necessário contratar uma.
Por outro lado, considerando a localização do lugar em si, dê preferência a uma área comercial, pois nela, a sua empresa terá mais visibilidade e segurança. Além disso, ela provavelmente estará próxima de serviços úteis, como bancos. Já se a sua empresa for uma indústria, talvez seja uma boa decisão se instalar perto dos seus fornecedores de matéria prima.
Outro ponto muito importante a se levar em conta é a mobilidade dos seus funcionários. Para isso, escolha um prédio de fácil acesso, ou seja, um escritório que seja próximo a pontos de transporte público e estacionamentos.
Atente-se para as burocracias da mudança corporativa
Antes de mudar, verifique o contrato do prédio atual para entender as exigências de encerramento do acordo. Desse modo, você pode se inteirar dos prazos e de possíveis taxas.
Já sobre a mudança em si para o novo endereço, existem uma série de documentos que precisam ser atualizados para evitar quaisquer irregularidades.
O primeiro passo é reformular a seção do contrato social que fala sobre o endereço da sede e levar a nova versão à Junta Comercial do Estado. Caso a sua empresa esteja mudando de cidade, também será necessário anular a atual Inscrição Municipal e fazer um novo cadastro.
Em seguida, você deverá atualizar as matrículas tanto do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) quanto da Caixa Econômica Federal. Do mesmo modo, você terá que mudar o endereço registrado no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).
Outra etapa indispensável em casos de mudança de sede é emitir o alvará de funcionamento na prefeitura do município em questão.
Depois de modificar os documentos ligados aos principais órgãos públicos, você deve comunicar a mudança para outros serviços que utiliza, como bancos e fornecedores, por exemplo.
Por fim, não se esqueça de alterar o endereço presente nos seus cartões de visita, redes sociais e sites para evitar confusões com clientes.
Compreenda os custos
Para realizar a maioria dos ajustes nas documentações será necessário pagar algumas taxas. Por exemplo, na emissão do alvará, o valor para escritórios com até 200m² costuma variar de R$150 a R$200, dependendo da cidade.
Já para alterar o endereço no Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais (DARE), a taxa é atualmente de R$137. E no Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), de R$21. Além de valores adicionais de fiscalização, localização e funcionamento.
Não se esqueça que a maioria dos documentos exigidos precisarão de reconhecimento de firma e autenticação, o que pode encarecer o processo.
Além da documentação, leve em consideração que a mudança terá os seus custos usuais. Por exemplo, talvez seja necessário fazer reformas tanto no escritório antigo quanto no novo. E, obviamente, o valor do aluguel também irá entrar nos seus gastos mensais.
Escolha uma boa empresa de transporte
Depois de decidir um bom local para a sua nova sede, chegou o momento de transferir todos os móveis e equipamentos. Existem muitas empresas de transporte especializadas em mudança corporativa que podem cuidar de todo o processo. Algumas, inclusive, podem se encarregar, não só do transporte, mas também da embalagem dos itens e da organização prévia, o que pode facilitar bastante.
Escolher a transportadora ideal pode ser um pouco trabalhoso por conta própria. Mas, não se preocupe. A Noli possui um aplicativo que simplifica todo o processo. Disponível para iOS e Android, essa plataforma recolhe todos os dados da sua mudança: os endereços de origem e destino, as informações da carga e qualquer particularidade do seu caso, como, por exemplo, se será necessário fazer içamento de equipamentos.
Depois disso, a plataforma é capaz de realizar a sua mudança corporativa, apresentando detalhadamente o orçamento de cada opção. Vale lembrar que, pelo menos por enquanto, a Noli só realiza mudanças dentro da Região Metropolitana de São Paulo.
Informe os seus clientes sobre a mudança corporativa
Outra parte indispensável da mudança corporativa é se certificar de avisar os seus clientes da alteração de endereço.
Para evitar confusões, informe com antecedência sobre a mudança através dos canais que costuma usar para contatar.
Outra estratégia é considerar fazer uma confraternização no dia de inauguração. Você pode inclusive tirar fotos do evento e divulgá-las nas redes sociais da empresa para conseguir atingir um número maior de clientes. Essa pode ser uma boa forma de contribuir para uma imagem positiva do seu negócio.
A mudança corporativa é um processo muito complexo, mas que pode trazer muitos benefícios para a sua empresa, desde que seja bem planejada. Os pontos principais são: escolher um prédio conveniente para a empresa e seus funcionários, não esquecer de nenhum dos procedimentos burocráticos, e, sobretudo, selecionar uma empresa especializada para cuidar do transporte. Não adie mais a sua mudança: acesse o app da Noli e faça já o seu orçamento.
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